La réponse à cette question dépend de plusieurs éléments : Quel type d’aménagement désirez-vous faire : des espaces ouverts ou des bureaux fermés ? Quel niveau de finition recherchez-vous ? Prévoyez-vous aménager des salles de conférences avec de la technologie, une cuisine, des salles de toilettes, une salle de serveur… ? Une grande question est souvent oubliée par les locataires lorsqu’il est question du budget des travaux d’aménagement : comment le propriétaire va-t-il livrer l’espace ? Que doit-il fournir ?

Peu importe l’aménagement que vous ferez de l’espace, il faut savoir quel est le point de départ. Est-ce que l’espace est livré tel quel, soit avec les améliorations locatives de l’occupant précédent ? Dans ce cas tous les travaux seront au frais du locataire. Les locataires qui désirent récupérer des éléments existants peuvent vouloir privilégier ce type d’entente.

Dans d’autres cas, le propriétaire s’engage à livrer un espace « coquille » (base building). Plusieurs questions peuvent se poser sur les paramètres de cette coquille. Est-ce qu’il y aura un plafond suspendu avec de l’éclairage, un zonage de ventilation, des gicleurs ? Est-ce que les murs de périmètre, une entrée et des issues seront en place ? Quel sera l’état de la dalle ? Sera-t-elle nivelée ? Si tous ces travaux sont réalisés avant votre arrivée, vous aurez certainement à les modifier. Les plafonds seront ré-ouverts, les gicleurs déplacés, la ventilation et l’éclairage reconfigurés.

Les travaux d’aménagement de vos locaux sont le début d’une longue relation avec votre propriétaire, pour la préserver, mieux vaut qu’elle parte du bon pied

Afin de réduire des coûts et éviter de faire du travail en double, il est possible de ne pas réaliser les travaux de mise à l’état coquille et de procéder directement à l’aménagement de vos locaux, même s’il était clair dans l’entente que les travaux de remise à l’état coquille seraient défrayés par le propriétaire. Cependant, comment départir ce qui devrait être assumé par le propriétaire des coûts de votre aménagement ? La répartition des coûts entre un locataire et un propriétaire représente un réel défi. Afin de s’assurer que cette répartition ne devienne pas une source d’inéquité il faut la soulever dès le début du processus et s’entendre sur la mise en place de mécanismes pour la répartition des coûts. Dans certains cas, l’approche retenue peut être simplement une règle de 3. Par exemple, le propriétaire fournit 10 têtes de gicleur pour cet espace en état coquille et l’aménagement du locataire en requiert 15. Le tiers des coûts sera donc défrayé par le locataire. Toutefois certains éléments peuvent être problématiques selon l’interprétation que chacun fait des clauses du bail.

Définir clairement dans le bail les responsabilités de chacun, soulever les questions de distribution des coûts en début de projet, établir conjointement avec votre propriétaire les mécanismes de répartition, travailler en collaboration avec votre entrepreneur pour mettre en place ces méthodes, voilà les meilleures façons d’obtenir une répartition juste et équitable des coûts tant pour le propriétaire que pour son locataire. Les travaux d’aménagement de vos locaux sont le début d’une longue relation avec votre propriétaire, pour la préserver, mieux vaut qu’elle parte du bon pied !